En los procesos de selección más difíciles, el mayor obstáculo no siempre es encontrar al candidato. A veces, es el cliente.
Expectativas irreales, perfiles imposibles, tiempos exprés o sueldos fuera de mercado. Si llevas tiempo en el mundo del recruiting, seguro que te suena. Y sabes que no basta con decir “eso no se puede”. Hay que saber negociar, educar y alinear sin perder la confianza ni la autoridad.
Por eso, hoy vamos a contarte cómo gestionar a clientes exigentes sin renunciar a tu rol como consultor experto. Vamos a ver cómo puedes ajustar expectativas… y seguir siendo el partner que tu cliente necesita.
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Muchos clientes no son malintencionados. Pero vienen con una idea fija de lo que “necesitan”, sin datos, sin conocimiento de mercado y muchas veces con experiencias pasadas distorsionadas. A eso se suma la presión interna que suelen tener para cubrir la vacante rápido y bien.
Aquí es donde tú marcas la diferencia: no como alguien que “busca perfiles”, sino como alguien que traduce una necesidad de negocio en un proceso realista y efectivo de selección.
Veamos paso a paso cómo puedes lograrlo.
Antes de hablar de títulos, años de experiencia o conocimientos técnicos, hay una pregunta que debes plantearte (y plantear):
¿Qué necesidad real está intentando cubrir el cliente con esta contratación?
Detrás de cada perfil solicitado hay una urgencia, una frustración o una oportunidad. Y entender eso cambia por completo tu enfoque. No se trata solo de buscar a una persona con ciertas características, sino de comprender qué problema de negocio se quiere resolver con esa incorporación.
Por ejemplo:
¿Buscan a alguien porque el equipo actual está desbordado?
¿Porque el anterior empleado falló en puntos clave?
¿Porque necesitan profesionalizar un área que hasta ahora no estaba estructurada?
¿Porque hay una oportunidad de crecimiento que no quieren perder?
Haz preguntas que vayan más allá del puesto y toquen el contexto:
¿Por qué ahora y no antes?
¿Qué esperan conseguir en los próximos 6-12 meses con esta contratación?
¿Qué les preocupa que pueda salir mal otra vez?
¿Qué tipo de decisiones tomará esta persona? ¿Con qué impacto?
Cuando entiendes eso, puedes aterrizar el perfil desde una lógica funcional y no idealista. Muchas veces, el candidato que imaginan no es el que realmente necesitan, y tú puedes demostrarlo con argumentos. Ahí es donde tu rol como consultor se vuelve indispensable.
Cuando el cliente describe al “candidato perfecto”, es hora de hacer tu trabajo: convertir ese deseo en un dato objetivo.
Lo normal en los clientes es que quieran minimizar riesgos, garantizar resultados y encontrar al perfil ideal. Pero tu trabajo como consultor o headhunter es aterrizar ese deseo y transformarlo en datos que permitan tomar decisiones más inteligentes.
¿Cómo hacerlo? Convierte la conversación en una validación objetiva del mercado:
Consulta estudios salariales y benchmarks del sector para entender si lo que piden es coherente con lo que ofrecen.
Haz una búsqueda rápida en LinkedIn Recruiter con los filtros que han planteado. ¿Cuántos candidatos cumplen todos los requisitos?
Valida el dato con tus propias bases de datos, red de contactos o ATS. Incluso una búsqueda rápida en portales de empleo te dará una pista.
Si descubres que hay menos de 10 personas en todo el país que cumplen con todos los requisitos… ya tienes un argumento sólido para ajustar. No es una opinión, es un hecho. Y eso cambia la conversación.
En otras palabras: la escasez se visualiza mejor con datos. Mostrarle al cliente que están buscando una aguja en un pajar les ayuda a bajar al terreno, a replantear prioridades y a valorar el coste real de mantener una vacante abierta durante meses.
Además, pedir lo imposible no solo es ineficaz: sale caro. Cuesta tiempo, dinero y oportunidades perdidas. Y tú estás ahí para evitarlo.
Aceptar que el perfil ideal no existe no significa rendirse, significa entender qué partes del perfil son esenciales y cuáles pueden flexibilizarse sin comprometer el resultado.
Y aquí es donde entras tú, como experto o experta en selección: no estás para tomar notas de una descripción cerrada, sino para reformular el encargo desde el conocimiento del mercado y la lógica de negocio.
Puedes guíar la conversación con estas preguntas:
¿Qué habilidades pueden aprenderse en los primeros meses? Muchas veces se sobrevalora el conocimiento técnico inmediato, cuando lo que se necesita es alguien que aprenda rápido y se adapte al entorno.
¿Qué tipo de experiencia podría considerarse equivalente? Por ejemplo, un perfil de ventas en tecnología médica puede tener un encaje sorprendente en el sector farmacéutico si entiende bien la lógica del cliente. Este tipo de cruce de sectores abre posibilidades reales.
¿Qué competencias o valores no son negociables? ¿Es imprescindible que lidere personas desde el día uno? ¿O que tenga un estilo muy autónomo desde el inicio? Estas son las piezas que deben estar sí o sí.
Tu rol es convertir una expectativa difusa en una estrategia viable, proponiendo escenarios, priorizando criterios y anticipando los trade-offs. Y es que tu valor como consultor o consultora estratégico no está en encontrar todo, sino en ayudar a decidir qué vale la pena encontrar primero.
Siguiendo con el punto anterior, ajustar expectativas no es decir “no” a todo. Es enseñar al cliente a ver lo que tú ya sabes por experiencia. La mejor manera de hacerlo no es imponiendo, es construyendo con argumentos, ejemplos y preguntas bien formuladas.
Recuerda que tu misión no es complacer, sino acompañar. Por eso hablamos de pedagogía consultiva: una forma de asesorar combinando datos, visión estratégica y, sobre todo, empatía.
¿El punto de partida? Evitar el error clásico: decir que sí a todo por miedo a perder el cliente. Esa actitud suele acabar en frustración mutua porque si el perfil no existe o no es viable, tarde o temprano el proceso fracasa… y tu credibilidad también.
Mejor hacer un trabajo de prevención: plantea escenarios alternativos, muestra el coste de oportunidad, aporta ejemplos de otros procesos similares que funcionaron reformulando el perfil... En definitiva, apóyate en datos reales, como comparativas salariales, volumen de candidatos activos o tiempo medio de contratación para ese tipo de rol.
Y sobre todo, recuerda esto: ser firme no es ser inflexible. Puedes sostener una postura profesional sin perder el tono colaborativo. Es más, cuando tu cliente percibe que entiendes su negocio, pero también sabes dónde están los límites del mercado, pasas de proveedor a partner. Y ahí es donde empieza la relación de verdad.
Una vez has logrado realinear expectativas, el siguiente paso es ponerlo por escrito. No para burocratizar el proceso, sino para evitar malentendidos futuros y construir una base sólida de colaboración.
Nuestro consejo es definir claramente:
El alcance del servicio: qué incluye (y qué no) tu trabajo como consultor o headhunter.
Los tiempos estimados: cuánto durará cada fase, cuándo habrá entregables y qué hitos se van a evaluar.
Las fases del proceso: desde el arranque hasta el cierre, incluyendo entrevistas, validación de candidatos, evaluaciones, etc.
Los criterios de evaluación: qué significa un “buen perfil” y con qué indicadores se valorará a cada candidato.
Puedes llamarlo briefing, informe de arranque o plan de trabajo. El nombre es lo de menos. Lo importante es que el cliente vea negro sobre blanco qué se va a buscar, cómo se va a buscar y con qué enfoque.
Esto no solo profesionaliza el servicio, sino que te protege ante posibles desvíos, te permite justificar decisiones y, sobre todo, refuerza tu posición como experto o experta.
Ayudar al cliente a reformular lo que busca es justo lo que te permite demostrar tu experiencia, generar confianza y posicionarte como un verdadero consultor o consultora.
Si el cliente que hoy entiende por qué no encontrará un unicornio, mañana será el que más valore tu criterio. Y cuando eso ocurre, dejas de ser un proveedor más para convertirte en un socio estratégico, uno que no solo cubre vacantes, sino que construye equipos que funcionan.
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